Каждый бухгалтер знает, что отпускные — это не только подсчет суммы, которую нужно выплатить, но и целый ряд нюансов, которые могут вызвать затруднения. Ошибки в расчетах могут привести к недовольству сотрудников и трудовым спорам. В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные проблемы, возникающие при начислении отпускных, и дадим советы, как их избежать.
Планируемая дата выплаты
При расчете отпускных с начисленной суммы исчисляется НДФЛ на предполагаемую дату получения дохода, указанную в поле «Дата выплаты». Когда проводится документ на выплату отпускных, ранее исчисленный налог удерживается снова, а дата получения дохода изменяется. Чтобы правильно рассчитать НДФЛ в следующем месяце, планируемая дата выплаты должна совпадать с датой в документе на выплату.
2. Занижение базы НДФЛ с отпуска, начинающегося в следующем месяце
Если сотрудник уходит в отпуск со следующего месяца после начисления отпускных, то на момент расчета отпускных последний месяц расчетного периода не отработан им полностью. После начисления зарплаты за нужный месяц необходимо пересчитать отпускные с учетом отработанного месяца. Не рекомендуется производить перерасчет в документе «Отпуск», поскольку это может привести к ошибкам в исчислении НДФЛ.
Может возникнуть ситуация, когда сумма пересчитанных отпускных будет больше суммы ранее начисленных отпускных и, соответственно, увеличится сумма удержанного налога, которую необходимо было перечислить (если срок перечисления налога уже прошел). При этом в бюджет был перечислен НДФЛ в меньшей сумме, что повлечет за собой неуплату налога в бюджет.
Рекомендуемый порядок действий:
После начисления доходов за месяц создайте документ-исправление «Отпуск». Это позволит избежать возможных ошибок в исчислении НДФЛ и обеспечить своевременную уплату налога в бюджет.
3. Некорректно исчислены суммы премий в среднем заработке
Для проверки правильности сформируем Расчет среднедневного заработка (Печать – Расчет среднедневного заработка ). Чтобы убедиться в корректности расчетов, следует проверить:
3.1 Суммы премий, которые были учтены при расчете среднего заработка
Если годовая премия была начислена после того, как были рассчитаны отпускные, то необходимо произвести перерасчет отпуска. В случае необходимости изменить выбор премии для учета в среднем заработке, это можно сделать непосредственно в документе, в котором производился расчет среднего заработка. Для этого в форме расшифровки расчета среднего заработка откроем окно «Анализ премий для учета в среднем заработке» откроем окно по ссылке «Анализ премий».
3.2 Настройки начисления премий
Некорректная настройка может привести к ошибкам при расчете среднего заработка, в результате чего сумма премии будет учтена неправильно. Пример такой ошибки представлен на картинке ниже.
Если в формуле расчёта премии присутствует показатель «Расчетная база», то настройка базового периода осуществляется на вкладке «Расчет базы». При этом на вкладке «Средний заработок» данная настройка будет недоступна для редактирования.
Если в формуле расчёта премии отсутствует показатель «Расчетная база», параметры базового периода для среднего учета премии можно настроить на вкладке «Средний заработок».
3.3 Пересечение расчётного периода отпуска и базового периода премии
Если базовый период премии выходит за пределы расчетного, то она включается в расчет среднего заработка с корректировкой на коэффициент отработанного времени. Например, если в документе, подтверждающем начисление премии, указан неверный период, то учтенная сумма может оказаться меньше ожидаемой.
Даже если начисление премии настроено как полностью учитываемое, при расчете среднего заработка она будет пересчитана с учетом коэффициента отработанного времени.
Если базовый период премии полностью совпадает с расчётным, то премия учитывается в полном объёме.
Если в настройках начисления премии указано «Премия, учитываемая частично», а время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью (например, сотрудник был на больничном), то премии и вознаграждения учитываются при расчете среднего заработка пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.
4. Коэффициент индексации
Коэффициент индексации должен учитывать рост как тарифных ставок, так и ежемесячных выплат к ним. Премии, которые установлены в фиксированном размере, также подлежат индексации.
В настройках начислений, во вкладке «Средний заработок», можно активировать индексацию.
Если на момент индексации сотрудник находился в отпуске, то его отпуск следует пересчитать.
Следование этим рекомендациям поможет предотвратить возможные проблемы и гарантировать корректное начисление отпускных. Если вам потребуется консультация, обращайтесь к нашим специалистам — мы подробно расскажем обо всех нюансах программы 1С:ЗУП.