Вы можете настроить отправку и приём писем в 1C, чтобы не тратить время на выгрузку и загрузку файлов в почтовый ящик. Рассказываем, как это сделать в 1C:Бухгалтерия 8 правильно.
Зачем это нужно
Отправка писем напрямую через 1C:Бухгалтерию упрощает работу с контрагентами.
Вы сможете:
Передавать документы первичного учёта (счета на оплату, документы отгрузки, акты-сверки) контрагентам сразу из программы 1С. Файлы не придётся искать на диске и сверять названия, опасаясь, что приложите к письму что-то не то.
Отправлять реквизиты организации в форматах, которые поддерживаются почти на всех устройствах ― PDF, DOC, XLS, MXL. Дополнительно заходить в почту для этого не нужно.
Создавать карточки контрагентов в 1С даже без сервиса 1С: Контрагент. Просто загрузите реквизиты из почты в формате XML.
Как настроить отправку писем
Для начала создайте пароль приложения в вашем почтовом клиенте ― Gmail, Yandex, Mail.ru или другом. С его помощью почтовый ящик будет связываться с базой 1С.
Обычно настройку паролей приложений можно найти в разделе «Безопасность»
Теперь в 1C:Бухгалтерия 8 настройте учётную запись того почтового ящика, от имени которого будут отправляться письма: Администрирование → Органайзер → Настройка почты. В созданной учётной записи вставляем «Пароль приложения» и настраиваем, кем и как будет использоваться почта
Настройте только отправку, только получение, либо и то, и другое. Пользоваться может как один сотрудник, так и другие коллеги
Чтобы отправить письмо, найдите в журнале документов нужный файл, выделите его и нажмите на конверт на панели управления сверху.
Как загрузить реквизиты контрагентов
Чтобы создать карточки контрагентов, попросите выслать вам реквизиты в формате XML. Они могут сделать это также из программы 1C в пару кликов. Полученный файл прикрепите по кнопке «Заполнить». Реквизиты автоматически загрузятся в вашу базу.
Создать карточку можно вручную, но так ― удобнее
Несколько советов
В настройках подключения оставьте значения по умолчанию, если вашими настройками сетевой политики не заданы особые правила.
Настроек по умолчанию достаточно для корректной работы
После настроек отправьте любой счёт или тестовый документ на свою почту. Так вы сможете удостовериться, что всё работает правильно.
Добавьте факсимильные подписи должностных лиц и печать в реквизиты организации. Тогда отправлять счета и товарные накладные по запросу контрагентов будет проще - не надо тратить время на распечатку и сканирование документов с подписью и печатью.