Что такое раздельный учет и зачем он нужен
Если ваша компания работает по государственным контрактам, особенно в сфере оборонного заказа (ГОЗ), то вам необходимо вести раздельный учет финансово-хозяйственной деятельности. Это означает , что предприятия должны вести учет отдельно по каждому государственному контракту, отражая:
- Производственные и коммерческие затраты;
- Обязательства (дебиторская и кредиторская задолженность);
- Денежные средства и имущественные права;
- Материальные запасы, основные средства, нематериальные активы и другие финансовые показатели.
Такой учет предусмотрен законодательством (275-ФЗ и другие нормативные акты) и помогает контролирующим органам следить за целевым использованием бюджетных средств.
Без раздельного учета не обойтись: он защищает руководителей, учредителей и главных бухгалтеров от административной до уголовной ответственности, помогает подтвердить целевое использование бюджетных средств и размер фактической прибыли. Однако вести его вручную или в таблицах Excel практически невозможно — слишком много данных и нюансов.
Формирование отчетности по государственным контрактам
Организации, выполняющие ГОЗ, обязаны ежемесячно предоставлять отчет об исполнении государственного контракта:
- Организации с военной приемкой (ВП) — в электронном виде не позднее 25 числа следующего месяца (Приказы Минобороны № 554, № 670, № 686).
- Иные организации — по запросу Минобороны на бумажном носителе.
- Если заказчиком является ГК «Роскосмос» или ГК «Росатом» — действуют отдельные регламенты.
Этот отчет является подтверждением ведения раздельного учета и может быть запрошен контролирующими органами, включая прокуратуру, Минобороны и ФАС.
Сложности ведения раздельного учета без специализированных решений
Формирование отчета об исполнении государственного контракта вручную затруднено, так как он включает:
- Движение денежных потоков в рамках контракта;
- Производственные процессы;
- Все хозяйственные операции предприятия;
- Финансовый результат по договору.
Использование электронных таблиц Excel для раздельного учета даже по одному или двум контрактам на практике неэффективно. Требуются данные экспорта, обработки и «очистки» регистров бухгалтерского учета с возможностью предоставления в случае проверки ОСВ или карточки счетов 10, 41, 90, 20, 26, 60, 62 и т.д. по объектам калькулирования.
Ограничения программ 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ и 1С:Бухгалтерия 8 КОРП
На рынке представлено множество программных решений, но далеко не все позволяют вести полноценный раздельный учет финансово-хозяйственной деятельности. Например, в 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ и 1С:Бухгалтерия 8 КОРП отсутствует:
- Сквозная аналитика по счетам учета материально-производственных запасов, внеоборотных активов, счетам учета товаров, продукции, денежных средств, счетам взаиморасчетов с контрагентами и другим счетам бухгалтерского учета.
В этих системах раздельный учет можно вести в разрезе субсчетов, статей доходов и расходов, направлений деятельности, но отчеты приходится заполнять вручную, а также все эти перечисленные настройки не позволяют собрать данные в отчет об исполнении государственного контракта.
Преимущества 1С:ERP 2.5 для раздельного учета по ГОЗ
На сегодняшний день только 1С:ERP 2.5 позволяет автоматически сводить раздельный учет затрат и формировать отчетность по государственным контрактам и субсидиям в соответствии с законодательством.
Ключевые возможности 1С:ERP 2.5:
- Рабочий план счетов бухгалтерского учета синхронизирован с информационной системой, которая обеспечивает ведение раздельного учета по государственным контрактам и позволяет работать с отчетностью;
- Поддерживает индивидуальные аналитические разрезы через механизм «субконто». Субконто – разрез аналитического учета по счету бухгалтерского учета, специфичный для конкретного счета (материалы, сотрудники, основные средства и т.д.). Субконто включаются в разные бухгалтерские отчеты как детализация итогов по счетам.
- Ведет сквозную аналитику по направлениям деятельности для всех счетов. Направление деятельности – организационно и информационно выделенная цель ведения хозяйственной деятельности организации для получения прибыли.
Все это позволяет в автоматическом режиме составлять не только бухгалтерскую отчетность, но и отчетность по государственным контрактам.
Отчет ЕИС ГОЗ в системе 1С:ERP 2.5 относится к разделу регламентированной отчетности. В системе заложен механизм позволяющий проверить корректность заполнения отчета.
Заключение
Использование 1С:ERP 2.5 — это единственное решение, позволяющее полностью автоматизировать раздельный учет и формировать отчетность по государственным контрактам в соответствии с законодательными требованиями. Это снижает риск нарушений, упрощает работу бухгалтерии и обеспечивает прозрачность финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
