Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 3500р/час на настройку и доработку
Подробнее
  • Сертификат Озон в подарок
  • 20 сервисов бесплатно
  • Cтавка от 3500р/час на настройку и доработку 1С
Подробнее

Автоматизация документооборота в научно-исследовательском центре

Внедрение автоматизированного документооборота позволило систематизировать процессы согласования внутренних отчётов, патентной документации и договоров, повысить управляемость задач между подразделениями
Научно-исследовательский центр
— многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение.

Ситуация до внедрения

  • Несогласованность работы
    с учётной и отчетной документацией
  • Задержки в подготовке документов
    задержки в подготовке патентных заявок и согласовании правовой документации
  • Отсутствие хранилища договоров
    отсутствие централизованного хранилища договоров с грантодателями
  • Сложности взаимодействия
    сложности во взаимодействии между отделами
  • Цель внедрения
    Систематизировать процессы согласования внутренних отчётов, патентной документации
    и договоров, повысить управляемость задач
    между подразделениями

Задачи внедрения

  • Организовать электронный документооборот
    автоматизировать движение отчётов, заявок, служебной корреспонденции с фиксацией этапов
  • Упростить патентные процедуры
    настроить маршруты для согласования заявок и экспертиз с возможностью отслеживать этапы
  • Создать базу договоров и грантов
    Внедрить удобное хранилище с быстрым поиском, версиями и напоминаниями о сроках
  • Повысить управляемость задач между подразделениями
    настроить единый механизм постановки, исполнения и контроля задач
  • Оптимизировать взаимодействие с учёными и внешними экспертами
    реализовать маршруты согласования внешней корреспонденции, а также подключение внешних пользователей при необходимости

Проведенные работы

  • Внедрены бизнес-процессы
    с контролем версий и статусом на каждом этапе
    1
  • Автоматизированы процессы согласования
    патентных материалов и заключений юристов
    2
  • Организована единая база документации
    организована единая база с поиском, фильтрацией и разграничением доступа
    3
  • Настроены сквозные бизнес-процессы
    с маршрутами согласования и отслеживанием задач
    4

Результаты

  • Сокращение сроков подготовки патентной документации на 35%
  • Устранение дублирования данных
  • Повышение прозрачности процессов
    на всех этапах
  • Централизация управления договорными обязательствами
  • Автоматизировали
    • Учёт НИР-документации и внутренних отчётов.
    • Согласование заявок на патенты и отчётов.
    • Управление договорами и контроль сроков.
    • Бизнес-процессы взаимодействия между отделами.
  • Настроили
    • Ролевую модель доступа.
    • Шаблоны отчётов и заявок.
    • Согласование с несколькими уровнями контроля.
    • Интеграцию с системой управления проектами.

Версии 1С:Документооборот

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!
Получить