Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 2900р/час на настройку и доработку
Подробнее
  • Сертификат Озон в подарок
  • 20 сервисов бесплатно
  • Cтавка от 2900р/час на настройку и доработку 1С
Подробнее

Автоматизация документооборота
в учреждении
дополнительного образования

Внедрение 1С:Документооборота позволило cделать прозрачной работу с родителями
и преподавателями: согласование договоров, контроль за графиками занятий, учёт обращений и жалоб
Учреждение дополнительного образования
образовательная организация, деятельность которой ориентирована на оказание дополнительных образовательных услуг, не входящих в программу дошкольного и школьного образования

Ситуация до внедрения

  • Договора с родителями подписывались в бумажном виде
    часто терялись
  • Заявки на кружки принимались вручную
    в блокнотах и таблицах
  • Претензии по качеству обучения
    не фиксировались системно
  • Персонал не получал вовремя информацию
    о расписании и изменениях
  • Цель внедрения
    Сделать прозрачной работу с родителями и преподавателями: согласование договоров, контроль за графиками занятий, учёт обращений
    и жалоб

Задачи внедрения

  • Организовать электронный документооборот с родителями
    настроить шаблоны договоров, напоминания, контроль сроков подписания
  • Автоматизировать приём и обработку заявлений
    цифровизировать процесс от подачи
    до зачисления на программу
  • Создать систему учёта и реакции
    на обращения родителей
    формализовать процесс с маршрутами
    и назначением ответственных
  • Обеспечить доступ сотрудников
    к расписанию и приказам
    автоматизировать рассылку и уведомления через систему
  • Упростить отчётность по контингенту и успеваемости
    настроить формы по требованию отдела образования

Проведенные работы

  • Перевели договоры в электронную форму
    с отслеживанием подписания и уведомлениями
    1
  • Создан электронный реестр заявок
    с маршрутами согласования и напоминаниям
    2
  • Внедрена система учёта обращений и жалоб
    с автоматическим формированием задач
    3
  • Настроена рассылка приказов и уведомлений
    через интерфейс 1С
    4

Результаты

  • Повышен контроль за документооборотом с родителями
  • На 60%
    сокращено время обработки заявлений
  • Все обращения родителей отслеживаются
    и обрабатываются в срок
  • Обеспечен оперативный доступ к приказам и расписаниям
  • Автоматизировали
    • Учёт договоров, заявлений и претензий.
    • Контроль подписания и исполнения документов.
    • Уведомления сотрудников и родителей.
    • Хранение расписаний и приказов.
    • Подготовку отчётности по детям и группам.
  • Настроили
    • Интеграцию с системой электронной очереди.
    • Шаблоны договоров и заявлений.
    • Разграничение доступа по ролям (родители, педагоги, администрация).
    • Систему фильтрации обращений и откликов.
    • Рассылку уведомлений через email и мобильный интерфейс.

Версии 1С:Документооборот

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!
Получить