Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 3500р/час на настройку и доработку

Внедрение электронного документооборота в СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки

Внедрение 1С:Документооборота позволило улучшить управление документами в учреждении и наладить новые бизнес-процессы

СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки

— многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение.

Ситуация до внедрения

Частые потери документов

документы теряются, иногда требуется запрашивать дубликаты
Сложности с контролем сроков
по задачам

сложно следить за сроками выполнения задач
Длительное перемещение документов и их согласование

сотрудники тратят время на перемещение между кабинетами и корпусами, чтобы передать бумажные документы и согласовать их
Отсутствие единой системы работы с докментами

в больнице нет единой системы для делопроизводства

Цель внедрения

Улучшить управление документами в учреждении и наладить новые бизнес-процессы

Уменьшить количество бумаги

ввести электронные журналы входящих, исходящих и внутренних документов
Создать одно электронное хранилище

упростить подготовку, обработку и хранение документов
Улучшить процессы обработки документов

просмотр, наложение резолюций, назначение исполнителя, обработка поручения и контроль исполнения
Унифицировать процесс учёта договоров

от создания документа до его подписания и регистрации
Снизить риски

потери или повреждения бумажных документов
Организовать контроль движения документов

отслеживать, где находится каждый документ на каждом этапе работы с ним
Оптимизировать систему поиска документов

сократить время на поиск документов

Улучшили взаимодействие между подразделениями

– руководитель в программе отправляет поручение, исполнитель принимает его и выполняет в назначенные сроки.

1
В новой системе проставлены контрольные точки маршрута задач

— у кого находится задача, как давно её получили, срок исполнения либо неисполнения.

2
Организовали работу с блоком Закупочной документации

– заявки на закупку не теряются, руководство видит в каком статусе находится процесс закупки. Эффективность управления закупками выросла.

3
Настроили схемы процессов для всех видов документов

чтобы автоматически запускать документы в обработку: приказы и распоряжения, доверенности, служебные записки, договоры.

4

Уменьшилось количество просроченных и «потерянных» документов

поиск в 1С занимает 5 минут
Задачи отображаются в 1С со статусами выполнения
Увеличилась скорость согласования документов

Снизились затраты на расходные материалы для оргтехники
Документы обрабатываются по регламенту.

Формируются реестры и отчёты

Автоматизировали
Учёт договоров
Учёт и хранение документов
Работу с обращениями граждан
Ведение номенклатуры дел
Учёт и контроль исполнения поручений
Настроили учёт
Входящей и исходящей корреспонденции
Договоров и нормативно-локальных актов по ОТ
Документов СОУТ
Служебных записок

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!