Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 2900р/час на настройку и доработку
Подробнее
  • Сертификат Озон в подарок
  • 20 сервисов бесплатно
  • Cтавка от 2900р/час на настройку и доработку 1С
Подробнее

Внедрение электронного документооборота в АО «Ленгидропроект»

В результате внедрения ЭДО оптимизирован процесс обработки служебной информации и обеспечена технологическую независимость и безопасность критической информационной инфраструктуры
АО «Ленгидропроект»
компания выполняет полный комплекс услуг по проектированию и авторскому надзору за строительством гидротехнических сооружений на территориях с особо сложными геолого-климатическими условиями.
  • 150

    Количество во автоматизированных рабочих мест

  • Институт
    Наука

Ситуация до внедрения

  • Длительная работа с документами
    Много времени уходит на подготовку, обработку и согласование документов
  • Служебная информация хранится разрозненно
    поиск затруднён
  • Не всегда понятно, где находится документ
    и какой у него статус
  • Сложно контролировать сроки согласования документов и выполнения задач
  • Цель внедрения
    Оптимизировать процесс обработки служебной информации и обеспечить технологическую независимость и безопасность критической информационной инфраструктуры

Задачи внедрения

  • Организовать совместную работу в системе
    создание, редактирование, поддержка версий, поиск документов
  • Разграничить права доступа
    чтобы пользователи видели информацию, относящуюся к их зоне ответственности
  • Формировать полный жизненный цикл документов в электронном виде
    от создания файла до передачи на архивное хранение и последующей утилизации
  • Исключить потери бумажных документов
    вести электронные журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции
  • Обучить пользователей и администраторов
    как работать в СЭД и как в дальнейшем поддерживать систему
  • Настроить прозрачный механизм движения документов
    чтобы участники процесса видели маршрут документа и его текущий статус
  • Создать единое электронное хранилище
    с быстрым поиском по различным критериям

Проведенные работы

  • Процессы настроены в СЭД по определённым маршрутам
    работать вместе над документами стало удобнее, трудозатраты сократились
    1
  • Организовали электронный архив
    - любой служебный документ можно найти быстро
    и по различным критериям
    2
  • Все участники процесса работы с документом получают уведомления о текущем статусе
    и могут посмотреть информацию по нему
    3
  • Настроили исполнение задач по электронной почте и мониторинг
    – в какие сроки обрабатывается документ и сколько циклов согласования он проходит
    4

Результаты

  • Повысили исполнительскую дисциплину
    и организовали контроль
    по обработке служебных документов
  • Разработали функционал автоматического подписания и регистрации документа сразу после подписания
    если его создал руководитель подразделения
  • Адаптировали типовое решение 1С:Документооборот
    к специфике действующих бизнес-процессов компании
  • Предусмотрели подключение к системе новых участников электронного документооборота
    а также внедрение в смежных структурных подразделениях, расширение функциональных возможностей.

Сопровождение

  • Ежемесячно обновляем платформу и типовые конфигурации «1С:Предприятие»
  • Диагностируем состояние информационной базы
  • Создаём архивные копии
  • Консультируем по техническим вопросам работы с программой 1С
  • Автоматизировали процессы
    • Учёт и хранение документов
    • Ведение номенклатуры дел
    • Учёт и контроль исполнения поручений
    • Делопроизводство
  • Настроили блоки
    • Уведомлений
    • Входящей и исходящей корреспонденции
    • Работы со служебными записками
    • Организационно-распорядительной документации

Версии 1С:Документооборот

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!
Получить