Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 2900р/час на настройку и доработку
Подробнее
  • Сертификат Озон в подарок
  • 20 сервисов бесплатно
  • Cтавка от 2900р/час на настройку и доработку 1С
Подробнее

Внедрение электронного документооборота в центре молодёжных инициатив

Внедрение 1С:Документооборота позволило обеспечить прозрачную реализацию молодёжных проектов: от подачи заявки до контроля исполнения мероприятий и отчётности по грантам
Центр молодежных инициатив
многофункциональное пространство, являющееся местом притяжения обучающихся, центром формирования их креативного мышления, самореализации, социализации.

Ситуация до внедрения

  • Заявки на мероприятия подавались
    в word и терялись между отделами
  • Согласование партнёрских соглашений занимало до 10 дней
  • Не вёлся централизованный контроль исполнения мероприятий
  • Отчёты по реализации проектов исполнялись долго и вручную
  • Цель внедрения
    Обеспечить прозрачную реализацию молодёжных проектов: от подачи заявки до контроля исполнения мероприятий и отчётности по грантам

Задачи внедрения

  • Организовать электронный учёт проектов и мероприятий
    систематизировать процесс от подачи до завершения
  • Автоматизировать согласование договоров и партнёрств
    настроить маршруты, шаблоны, контрольные точки
  • Обеспечить контроль исполнения задач и этапов проектов
    использовать задачи, статусы, отчёты
  • Упростить подготовку отчётов по молодёжным инициативам
    создать шаблоны и подгрузку данных из этапов
  • Настроить электронное согласование внутренней документации
    циркуляры, приказы, акты, отчёты — в едином маршруте

Проведенные работы

  • Создан электронный реестр проектов
    с маршрутами согласования и дедлайнами
    1
  • Внедрены шаблоны и маршруты
    включающие юристов и директора
    2
  • Настроена система задач, чек-листов
    и напоминаний
    3
  • Настроены шаблоны с автоматической подстановкой данных
    4

Результаты

  • С 12 до 3 дней
    сокращено время запуска проекта
  • Повышен контроль
    за исполнением задач
  • На 60% быстрее
    происходит подготовка отчётности
  • Упрощено взаимодействие
    с молодёжными объединениями
  • Автоматизировали
    • Учёт проектов и мероприятий.
    • Согласование партнёрств.
    • Отчётность по молодёжным программам.
    • Управление задачами и исполнением.
    • Хранение внутренней документации.
  • Настроили
    • Шаблоны договоров, заявок, отчётов.
    • Реестр проектов с фильтрами и статусами.
    • Права доступа по отделам и направлениям.
    • Напоминания о дедлайнах.
    • Интеграцию с внутренней почтой.

Версии 1С:Документооборот

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!
Получить