Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 2900р/час на настройку и доработку
Подробнее
  • Сертификат Озон в подарок
  • 20 сервисов бесплатно
  • Cтавка от 2900р/час на настройку и доработку 1С
Подробнее

Внедрение электронного документооборота в ФГБУ «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А. М. Никифорова» МЧС России

Внедрение 1С:Документооборота позволило упростить процесс согласования и утверждения внутренних документов для слаженности работы подразделений в связи с возросшим объёмом закупок
ФГБУ «Всероссийский центр экстренной и радиационной медицины им. А. М. Никифорова» МЧС России
— многопрофильное лечебно-диагностическое, научно-исследовательское и образовательное учреждение.
  • 90

    Количество во автоматизированных рабочих мест

Ситуация до внедрения

  • Частые утери документов
    бумажные документы «теряются» на столах
  • Отсутствие информации об исполнителях
    нет информации о том, кто и когда получил документацию на согласование и доработку – невозможно контролировать сроки согласования
  • Длительный процесс утверждения
    типовые правила подготовки документов не соблюдаются, поэтому утверждение длится долго
  • Неэффективная система движения документов
    не хватает персонала, чтобы перемещать бумажные документы между кабинетами участников процедуры согласования
  • Цель внедрения
    Упростить процесс согласования и утверждения внутренних документов для слаженности работы подразделений в связи с возросшим объёмом закупок

Задачи внедрения

  • Автоматизировать работу общего отдела
    вести регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в электронном виде
  • Выстроить процесс согласования
    определить список сотрудников и контрольные точки – у кого и сколько времени должен находиться документ
  • Уменьшить потери документов
    вести электронные журналы, согласовывать проекты технических заданий и контрактов в СЭД
  • Снизить нагрузку на отдел закупок
    упростить согласование и утверждение закупочной документации
  • Наладить контроль исполнительской дисциплины
    и мониторинг сроков согласования
  • Снизить затраты времени на взаимодействие
    сократить сроки передачи документов между отделами
  • Повысить степень достоверности
    повысить степень достоверности согласованных данных

Проведенные работы

  • Реализована система работы с корреспонденцией в СЭД
    входящая и исходящая корреспонденция регистрируется электронно, потери документов минимизированы. Все процессы проходят в СЭД
    1
  • Настроена эффективная система учета документации
    настроен мониторинг сроков согласования и подготовки документов. Исключены случаи задержки документов у исполнителей
    2
  • Ускорены и регламентированы процессы согласования
    процесс согласования и утверждения закупочной документации ускорился. Количество циклов согласования регламентировано
    3
  • Настроена единая система документооборота для сотрудников
    сотрудники работают в программе 1С:Документооборот, где понятно в какой файл внесли правки без лишней пересылки по почте
    4

Результаты

  • В новой системе документооборота можно отслеживать контрольные точки согласования
    у кого документация, как давно её получили и сколько держат у себя.
  • Журнал корреспонденции теперь ведётся в электронном виде
    – сотрудники тратят меньше времени на поиск документов и работу с ними.
  • Ускорили процесс доставки документов
    до исполнителей.
  • Автоматизировали
    • Договорную деятельность
    • Согласование и утверждение закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий
    • Контроль исполнительской дисциплины
    • Формирование отчётности
  • Настроили
    • Блоки входящей и исходящей корреспонденции
    • Условия возврата несогласованного документа и его дальнейшую передачу в работу
    • АРМ директора центра с быстрым доступом к необходимым документам через сканирование QR-кода

Версии 1С:Документооборот

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!
Получить