Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 3500р/час на настройку и доработку

Внедрение электронного документооборота в ГБУСО «Центр социальной помощи семье и детям Приморского района»

Внедрение 1С:Документооборота позволило создать систему для упорядочивания делопроизводства и усиления контроля поручений

ГБУСО «Центр социальной помощи семье и детям Приморского района»

— организация, которая оказывает социальную поддержку семьям и детям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации.

Ситуация до внедрения

Разрозненное хранение документов

Документы хранились в бумажном виде и разных папках
Сложность отслеживания сроков поручений

сложно было отслеживать сроки исполнения и этапы выполнения поручений
Отсутствие системы учета договоров

отсутствовала единая система ведения договоров и учёта рабочего времени
Отсутствие разграничений доступа

отсутствовали разграничения доступа к документам

Цель внедрения

Использовать электронную систему документооборота для упорядочивания делопроизводства и усиления контроля поручений

Упорядочить работу с договорами

вести единый реестр и контролировать сроки действия договоров.
Организовать учёт рабочего времени

регистрировать фактическую занятость и формировать отчётность по табелям.
Минимизировать ручной труд

сократить рутинные операции за счёт шаблонов и маршрутов обработки.
Повысить прозрачность документооборота

обеспечить доступ к статусу обработки и истории согласований документов.
Настроить разграничение прав доступа

соблюдать требования конфиденциальности и служебной информации.

Реализован электронный архив

с поиском и фильтрацией по реквизитам

1
Автоматизирована исполнительская дисциплина

внедрён автоматизированный механизм постановки задач, контроля исполнения и оповещений.

2
Создана единая система учёта договоров и табеля

автоматизирован учёт договоров и табель рабочего времени в рамках единой платформы.

3
Настроено управление правами доступа пользователей

настроены роли пользователей и права доступа к документам по должностям.

4

Экономия времени и прозрачность отчетности

сотрудники экономят время на поиске информации, а отчётность стала прозрачнее
Повышение исполнительской дисциплины

система напоминаний и строгих сроков повысила исполнительскую дисциплину
Повышение надежности хранения документов

документы, связанные с судьбами семей и детей, надёжно хранятся и доступны только ответственным специалистам
Удобный доступ руководства к нужной информации

Руководство в любой момент может проверить статус любого дела — от выдачи гуманитарной помощи до решения о временном устройстве ребёнка
Организована защита от постороннего доступа

все действия в системе логируются, исключён несанкционированный доступ

Автоматизировали
Делопроизводство
Электронный документооборот (внутренние, входящие и исходящие)
Ведение номенклатуры дел
Учёт и контроль исполнения поручений
Учёт рабочего времени
Учёт договоров
Настроили
Права пользователей и роли доступа
Шаблоны поручений и маршруты согласования
Формы для регистрации и поиска документов
Начальные данные и структуру хранения

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!