Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 2900р/час на настройку и доработку
Подробнее
  • Сертификат Озон в подарок
  • 20 сервисов бесплатно
  • Cтавка от 2900р/час на настройку и доработку 1С
Подробнее

Внедрение электронного документооборота в государственном музее

Внедрение 1С:Документооборота позволило автоматизировать управление выставочной
и фондовой документацией, упростить согласование с кураторами, реставраторами
и внешними партнёрами
Государственный музей
учреждение, которое занимается сбором, изучением, хранением и экспонированием предметов — памятников естественной истории, материальной и духовной культуры, а также ведёт просветительскую и популяризаторскую деятельность

Ситуация до внедрения

  • Акты приема-передачи экспонатов оформлялись вручную и терялись
    в архивах
  • Согласование экспозиций
    с кураторами затягивалось из-за бумажного документооборота
  • Реставрационные работы
    не фиксировались документально
  • Отчеты по временным выставкам формировались вручную
  • Цель внедрения
    Автоматизировать управление выставочной
    и фондовой документацией, упростить согласование с кураторами, реставраторами
    и внешними партнёрами

Задачи внедрения

  • Автоматизировать документооборот по выставкам и временным экспозициям
    создать маршруты от идеи до итогового отчёта
  • Внедрить учёт и согласование движения экспонатов
    ввести шаблоны актов, права доступа, задачи
  • Организовать документооборот по реставрационным работам
    формализовать задачи, согласования, акты
    и фотоотчёты
  • Упростить взаимодействие с внешними партнёрами (галереями, фондами)
    настроить маршруты согласования договоров и писем
  • Обеспечить единый архив служебной переписки
    централизовать приём, сортировку и хранение писем

Проведенные работы

  • Настроен централизованный реестр документов
    с поиском по инвентарным номерам
    1
  • Внедрены электронные маршруты согласования
    с возможностью комментирования
    2
  • Автоматизирована система оформления
    актов, согласований и контрольных задач
    3
  • Настроены шаблоны документов и отчётов
    для руководства и Министерства культуры
    4

Результаты

  • Организовали единое хранилище документов
    Все выставочные документы хранятся централизованно.
  • С 5 до 1 дня
    сократилось согласование экспозиций
  • Исключены потери документов
    по реставрациям
  • Повышена прозрачность взаимодействия с партнёрами
  • Автоматизировали
    • Документооборот по выставочной деятельности.
    • Учёт экспонатов и актов.
    • Согласование договоров с партнёрами.
    • Учёт писем и внутренней переписки.
    • Хранение отчётов по выставкам.
  • Настроили
    • Маршруты согласования выставок и перемещений.
    • Шаблоны актов, писем и отчётов.
    • Права доступа по отделам (фондовый, выставочный, научный).
    • Интеграцию с электронной почтой.
    • Отчёты по активности музея.

Версии 1С:Документооборот

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!
Получить