Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 2900р/час на настройку и доработку
Подробнее
  • Сертификат Озон в подарок
  • 20 сервисов бесплатно
  • Cтавка от 2900р/час на настройку и доработку 1С
Подробнее

Внедрение электронного документооборота в СПб ГБПОУ «Радиотехнический колледж»

Внедрение 1С:Документооборота позволило организовать централизованную систему хранения и управления электронными документами, повысить прозрачность делопроизводства и контроль исполнения поручений
  • 20

    Количество во автоматизированных рабочих мест

  • 1С:Документооборот ПРОФ
СПб ГБПОУ «Радиотехнический колледж»
государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение, которое готовит специалистов в области электроники, радиотехники, компьютерных технологий и смежных направлений.

Ситуация до внедрения

  • Документы хранились в бумажном виде и на локальных носителях
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции велась вручную
  • Не было единого контроля
    за исполнением поручений
    и сроками ответов
  • Отсутствовала возможность отслеживать движение договоров
    и служебных записок между подразделениями
  • Цель внедрения
    Организовать централизованную систему хранения и управления электронными документами, повысить прозрачность делопроизводства
    и контроль исполнения поручений

Задачи внедрения

  • Централизовать управление документооборотом
    обеспечить единое хранилище всех входящих, исходящих и внутренних документов колледжа
  • Унифицировать процессы делопроизводства
    стандартизировать регистрацию, согласование и хранение документов
    по номенклатуре дел
  • Автоматизировать контроль исполнения поручений
    обеспечить постановку задач, отслеживание сроков и уведомление ответственных лиц
  • Повысить прозрачность движения документов между подразделениями
    сделать все этапы обработки и согласования доступными для контроля
  • Оптимизировать работу с обращениями и служебными записками
    ускорить регистрацию, обработку
    и подготовку ответов
  • Настроить разграничение доступа
    к документам
    предоставить сотрудникам доступ только
    к информации в пределах их компетенции
  • Сформировать регламентированные маршруты обработки документов
    сократить время на обработку типовых документов

Проведенные работы

  • Настроено централизованное
    хранение документов
    все документы теперь хранятся централизованно в системе 1С:Документооборот ПРОФ с разграничением прав доступа
    1
  • Организовано формирование реестров
    реестры входящих, исходящих и внутренних документов формируются автоматически в системе, обеспечивая актуальность и полноту данных
    2
  • Настроен контроль исполнительской дисциплины
    система отслеживает сроки, автоматически уведомляет ответственных и фиксирует статус исполнения
    3
  • Все маршруты согласования и исполнения документов автоматизированы
    пользователи видят текущий статус и ответственного
    на каждом этапе
    4

Результаты

  • Сформирована единая точка доступа
    к документам колледжа
  • Повышена исполнительская дисциплина
    за счёт автоматического контроля сроков
  • Снижены затраты времени
    сокращено время на обработку, согласование и передачу документов
  • Повышена прозрачность взаимодействия
    между подразделениями
  • Оптимизированы процессы
    делопроизводства
    и документооборота
  • Снижены риски потери
    бумажных документов
  • Автоматизировали
    • Делопроизводство
    • Учет и хранение документов
    • Контроль исполнения поручений
    • Учет договоров
    • Работа с обращениями граждан
    • Автоматизация бизнес-процессов
    • Ведение номенклатуры дел
  • Настроили
    • Входящую и исходящую корреспонденцию
    • Электронные маршруты согласования документов
    • Учёт исполнения поручений и задач
    • Ролевой доступ к различным видам документов

Версии 1С:Документооборот

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!
Получить