Сертификат Озон в подарок, 20 сервисов бесплатно и ставка от 2900р/час на настройку и доработку

Внедрение электронного документооборота в Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. профессора М.А. Бонч-Бруевича

Внедрение 1С:Документооборота позволило выстроить систему управления финансовыми документами

Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций имени профессора
М. А. Бонч-Бруевича

высшее учебное заведение в Санкт-Петербурге, осуществляющее подготовку специалистов в области связи и телекоммуникаций.

Ситуация до внедрения

Комплекты документов подаются разнородно

и проходят несколько циклов согласования из-за несоответствий
Отсутствует систематизация и учёт хранения документов

— файлы хранятся на компьютерах, на столах и в папках сотрудников, иногда теряются
Длительный процесс согласования документов

— приходится ходить по кабинетам, распечатывать бумаги, пересылать файлы, чтобы сделать правки и собрать подписи
Отсутствие контроля и мониторинга процессов

невозможно контролировать и мониторить процессы обработки финансовых документов

Сократить бумажный документооборот

вести реестры внутренних документов
в электронном виде
Организовать структурированное хранилище

настроить общий доступ к файлам с учётом предоставленных прав
Унифицировать подачу финансовых документов в «единое окно»

чтобы инициаторы закупок отправляли документы через СЭД по преднастроенным шаблонам на обработку в департамент экономики
Повысить прозрачность

исполнительской дисциплины и процессов документооборота
Автоматизировать формирование отчётности

по финансовым документам с необходимыми разрезами аналитики
Разработать блок

опись дел для архивного делопроизводства
Снизить риски утраты и порчи

бумажного документа в процессе передачи

Создали единый шаблон для подачи документов

и настроили маршруты согласования

1
Организовали единое хранилище

- назначили права для пользователей
с разными уровнями доступа
к финансовым документам

2
Минимизировали ручные операции

и ускорили обработку и рассмотрение документов

3
Теперь прохождение документации
по согласующим лицам можно контролировать
в одной программе

а также анализировать наиболее «сложные»
документы и точки согласования

4

Упростили поиск необходимых файлов и доступ
к информации

организовав единое хранилище для управления финансовыми документами
Снизили нагрузку на «единое окно»

теперь сотрудники знают порядок подачи и состав нужных финансовых документов для последующей обработки
в департаменте экономики
Разделили уровни доступа к файлам
в соответствии
с ролями пользователей

таким образом уменьшили вероятность утечки конфиденциальной информации
Автоматизировали процессы

подготовки, согласования
и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки, проекты договоров и технических заданий
Настроили синхронизацию
с 1С:Бухгалтерией государственного учреждения

– документ «Реестр оплат для бухгалтеров» помогает не терять оплаты

Требуется консультация или остались вопросы? Давайте обсудим!